CÁCH LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ

Nhóm làm việc là gì?
Xét về mặt bản chất, nhóm là một sự thống nhất về mục đích, là sự phối hợp và đối với một số người thì nhóm là một biểu hiện của sự bình đẳng. chung và nhiều hơn nữa.
Cách nào để làm việc nhóm hiệu quả?
Bạn thường gặp khó khăn gì khi làm việc nhóm? Tôi thì chỗ nào cũng khó.Ban đầu phải truyền đạt được mục tiêu công việc để mọi người hiểu và cùng muốn làm với mình đã là khổ sở lắm rồi. Nhưng mỗi người một quan điểm, một ý tưởng, một phương pháp. Thế là cãi nhau, rồi giận hờn. Th ật l à kh ó d ể cả nhóm thực sự hiểu trách nhiệm, nhiệm vụ của từng thành viên, thấu hiểu nhau và bắt đầu làm việc “ăn ý” hơn.
Mỗi thành viên cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và hỗ trợ các thành viên khác. Vì khi ấy, mọi thành viên đều hiểu, thành công của người này là hiệu quả của người kia và của cả nhóm. Nhưng để đạt đ ư ợc s ự ăn ý gi ữa c ác th ành vi ên bạn cần phải trao đổi thông tin, lắng nghe và phản hồi tích cực. Chỉ khi thông tin thông suốt, chúng ta mới tìm được sự thấu hiểu, cùng nghĩ và hành động vì mục tiêu chung. Đây là một quá trình rất quan trọng trong suốt quá trình làm việc nhóm và giúp nhóm làm việc “ăn ý” và hiệu quả hơn.
Sự hiểu biết về mục tiêu chung là yêu cầu hết sức quan trọng, nhưng một nhóm thực sự hiệu quả còn đòi hỏi nhiều hơn thế. Các thành viên trong nhóm phải tận tâm với mục tiêu đó. Có sự khác biệt lớn giữa sự hiểu biết và thái độ tận tâm.
C ác b ư ớc gi úp b ạn l àm vi ệc nh óm th ành c ông:
• Chọn đề tài
Mỗi nhóm thường có từ 3-6 thành viên. Những thành viên này có thể đề xuất từng ý kiến khác nhau nhưng làm việc nhóm nghĩa là các bạn cùng làm chung một đề tài. Vì vậy, ngay khi phân nhóm, cả nhóm nên họp bàn chọn đề tài cụ thể. Trước tiên lấy ý kiến của từng thành viên. Sau đó, cả nhóm cùng phân tích xem đề tài nào thiết thực hơn, hấp dẫn hơn…rồi cùng chọn 1 đề tài khả thi nhất. Tránh chồng chéo ý kiến khiến cả nhóm không thống nhất trong việc lựa chọn đề tài.
• Phân chia công việc
Tất cả thành viên trong nhóm phải bầu một bạn có trách nhiệm làm nhóm trưởng. Sau khi thảo luận tìm đề tài, nhóm trưởng dựa vào năng lực từng thành viên trong nhóm để phân chia công việc cụ thể. Mỗi người phải có trách nhiệm với công việc được giao và phải hoàn thành đúng thời hạn.
• Họp nhóm lần 1 để bổ sung
Sau khi thu thập thông tin, cả nhóm nên tổ chức một buổi gặp mặt để tổng hợp các ý kiến. Đồng thời, mỗi thành viên có thể đánh giá và bổ sung thêm vào phần công việc của bạn mình. Mỗi người trong nhóm phải góp ý, trao đổi thẳng thắn với nhau. Nếu được cả nhóm thông qua, thành viên nào phụ trách công việc cần được bổ sung phải ghi thêm ý đó vào bài làm của mình. Rồi về nhà thực hiện phần công việc của mình với nội dung được bổ sung.
4. Họp nhóm lần 2 để hoàn thiện
Đúng hẹn, mỗi thành viên mang thành quả của mình đến. Nhóm trưởng có nhiệm vụ rà soát lại toàn bộ công việc. Sau đó, tổng hợp lại thành một bài hoàn chỉnh để nộp cho thầy cô giáo. Bên cạnh đó, nhóm trưởng phải kèm thêm tờ giấy ghi rõ tên thành viên trong nhóm, công việc họ phụ trách cũng như đánh giá về thái độ làm việc của từng thành viên trong nhóm với nhau.
. Sự hiểu biết về mục tiêu chung là yêu cầu hết sức quan trọng, nhưng một nhóm thực sự hiệu quả còn đòi hỏi nhiều hơn thế. Các thành viên trong nhóm phải tận tâm với mục tiêu đó. Có sự khác biệt lớn giữa sự hiểu biết và thái độ tận tâm.
Bí kíp quản lý nhóm làm việc hiệu quả cao
Nhóm làm việc hiệu quả cao, đặc biệt những người đã có một thời gian dài cùng làm việc thường tôn trọng và trung thành với quy tắc của riêng họ.
Người quản lý của những nhóm như vậy được ca ngợi với năng suất làm việc hiệu quả, nhưng cũng vất vả khi phải làm việc với thái độ làm những gì họ muốn khi họ muốn làm của nhóm. Điều này gây ra sự bất hoà ảnh hưởng xấu đến tính hiệu quả của tổ chức.
Thách thức với nhà quản lý là phải gắn chặt với những nguyên tắc cũng như tăng cường sự tôn trọng đối với năng lực và thành công của toàn nhóm. Dưới đây là một số gợi ý cho việc tận dụng sự hiệu quả của toàn nhóm nhưng vẫn duy trì được sự thống nhất của cơ cấu.
Ngợi khen. Công nhận những gì đội đã đạt được. Hãy làm cho mỗi cá nhân trong đội biết bạn tôn trọng họ và công việc của họ như thế nào. Hãy hết lòng để làm họ cảm thấy họ được chào đón. Hãy khen ngợi những thành công của họ ở mức cao. Tóm lại, hãy làm cả nhóm cảm thấy rằng họ đặc biệt. Phần thưởng chỉ phản ánh việc doanh nghiệp đánh giá cao đóng góp của đội như thế nào.
Truyền đạt giá trị. Điều quan trọng đối với thành công là sự liên kết trong nhóm, cùng nhau hướng tới cái tốt hơn.
Tôn trọng cách làm việc. Nhóm làm việc hiệu quả cao thích làm việc theo cách của riêng họ. Cho phép cả nhóm cũng như với mỗi cá nhân chỉ ra những điều cần thiết cho bản thân nhóm và tiến hành ý tưởng theo cách của riêng mình. Tuy nhiên, hãy nói rõ rằng nhóm phải hoàn thành công việc đúng hạn và trong phạm vi ngân sách. Ngoài ra, hãy yêu cầu cả nhóm minh bạch với những kết quả tốt cũng như xấu.
Cuối cùng, cố gắng đạt được sự cân bằng giữa sáng tạo và nguyên tắc. Bạn muốn thử thách toàn nhóm để họ suy nghĩ và hành động sáng tạo bởi vì nhóm có năng lực làm những việc theo một cách khác để tạo ra thành công. Cùng lúc đó, sự sáng tạo của nhóm phải phục vụ cho mục tiêu và chiến lược của tổ chức. Đó là, cả nhóm có thể "tự do" về mặt phương pháp nhưng phải giữ vững mục tiêu chung. Các dự án mà nhóm tiến hành phải bổ sung hoàn thiện nhiệm vụ của tổ chức.
Hãy đối mặt với sự thật. Tất cả các thành viên cần phải được đối xử công bằng nhưng những người có nhiều đóng góp hơn thì xứng đáng được đối xử đặc biệt hơn. Vì vậy thường thì thành công chung của nhóm làm việc hiệu quả giúp toàn tổ chức thành công.
Cuối cùng, một nhà quản lý thông minh sẽ tạo điều kiện cho một nhóm làm việc hiệu quả cao để họ thành công. Những người quản lý có kinh nghiệm biết giới hạn mà họ có thể giữ cho tất cả các nhóm, chứ không chỉ riêng gì một nhóm hiệu quả cao, vừa duy trì được niềm tự hào của riêng từng nhóm vừa mang lại lợi ích cho toàn tổ chức.
9 Cách giúp duy trì tinh thần làm việc nhóm
. 1. Giúp nhân viên nắm rõ được mục tiêu phát triển của công ty
Nếu mục tiêu phát triển của công ty bạn chỉ là 5 nhưng lượng công việc mà bạn phải làm lên đến 10, 15 thì sẽ rất dễ khiến bạn cảm thấy mệt mỏi và bất mãn với công việc. Chính vì vậy, để tránh tình huống này xảy ra, bạn cần giúp nhân viên của mình hiểu rõ mục tiêu phát triển của công ty cũng như vai trò của họ trong việc thực hiện mục tiêu đó. Điều này sẽ tạo cho mỗi nhân viên thấy được trách nhiệm, tầm quan trọng của mình trong quá trình xây dựng và phát triển công ty.
2. Hãy tỏ ra kiên định
Trong công việc, chúng ta cần tuyệt đối tránh đưa ra thông điệp không đồng nhất. Bạn cần phải kiên định với những quyết định của mình và quyết định đó chỉ được thay đổi khi gặp những trường hợp bất khả kháng. Bạn không thể ngày hôm nay quyết định làm việc theo cách A nhưng ngày hôm sau lại quyết định làm việc theo cách B. Nếu như vậy, những quyết định tiếp theo sau của bạn sẽ không còn được các thành viên tin tưởng.
3. Ghi nhận sự đóng góp của từng thành viên trong nhóm
Việc mỗi cá nhân trong nhóm được ghi nhận thành tích và sự đóng góp của mình đối với công việc chung đôi khi đạt được hiệu quả hơn so với việc khen thưởng. Công việc này cần được người quản lý thực hiện một cách thường xuyên và bằng một thái độ chân thành.
4. Hãy lắng nghe nhân viên của mình nói
Khi phải chịu áp lực công việc quá cao, bạn hãy tạo cho nhân viên của mình có cơ hội được nói những vấn đề họ đang gặp phải. Cách làm này sẽ giúp họ giảm được stress và sự chán nản trong công việc.
5. Hãy cho nhân viên biết được sự kỳ vọng của bạn đối với họ như thế nào
Kỳ vọng chính là việc bạn đặt niềm tin của mình vào nhân viên, bạn tin trong thời gian tiếp theo họ có thể đạt được kết quả làm việc tốt hơn so với kết quả hiện tại. Việc thể hiện kỳ vọng của mình sẽ khiến nhân viên của bạn tự tin hơn rất nhiều và họ sẽ phấn đấu làm việc để không làm thất vọng sự tin tưởng đó.
6. Hãy tạo cho nhân viên cảm giác an toàn
Bạn sẽ không thể tập trung làm việc khi xung quanh mình lần lượt từng người nghỉ việc, có thể là do họ tự xin nghỉ và cũng có thể là do buộc phải nghỉ. Bạn không thể yên tâm về môi trường làm việc đó và luôn lo lắng không biết người sắp tới phải nghỉ việc có phải là mình hay không. Để tránh tình trạng này xảy ra, bạn cần tạo ra một môi trường làm việc an toàn, ổn định.
7. Cùng các thành viên tìm ra phương hướng giải quyết
Cách đây 5 năm có một công ty dệt may gặp rất nhiều khó khăn trong việc tìm đầu ra cho sản phẩm. Thay vì chọn cách cắt giảm nhân viên thì ban lãnh đạo đã tổ chức một cuộc họp giữa ban lãnh đạo với toàn thể nhân viên trong công ty. Những khó khăn, vấn đề của công ty đã được đưa ra để mọi thành viên có thể cùng suy nghĩ, đóng góp ý kiến giải quyết. Cuối cùng, công ty đó vẫn có thể tiếp tục hoạt động và phát triển mà không phải cắt giảm bất cứ một nhân viên nào. Chính vì vậy, khi nhóm của bạn gặp bất cứ khó khăn nào, hãy chia sẻ vấn đề đó ra để mọi người cùng thảo luận và tìm hướng giải quyết.
8. Để khuyến khích nhân viên của mình bạn cần biết rõ động lực làm việc của họ
Lắng nghe nhân viên của mình nói, nhìn cách họ làm việc sẽ giúp bạn biết được động lực làm việc của họ là gì. Khi bạn hiểu được động lực làm việc của họ, bạn sẽ biết cách thúc đẩy họ làm việc tốt hơn.
9. Thể hiện sự tri ân
Lời cảm ơn thể hiện sự ghi nhận, tri ân của bạn đối với những cố gắng, đóng góp của họ cho công việc. Một tấm thiệp cảm ơn cùng với một bó hoa haymón quà nhỏ sẽ khiến cho người nhận cảm thấy những đóng góp của mình là không uổng phí và họ sẽ cố gắng nỗ lực nhiều hơn nữa.