Ông bà ta từ xưa cũng đã có câu: "Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”
Phần lớn chúng ta đều đã trải qua môi trường làm việc nhóm, kể cả những trò chơi thời thơ ấu cho đến lúc chúng ta học tập và đi làm.
Tuy nhiên, không phải bất kỳ hoạt động nhóm nào cũng có thể đạt được những mục tiêu đề ra.Thất bại là một khả năng có thể xảy ra bất cứ lúc nào khi chúng ta gặp phải những thách thức. Vì vậy mỗi thành viên trong nhóm cần hiểu rõ và vận dụng khái niệm "làm việc nhóm" một cách có hiệu quả. Bởi vì chỉ khi họ nhận thức rõ ràng vấn đề, mỗi cá nhân trong nhóm làm việc không phải chỉ vì lợi ích của cá nhân họ mà là hướng tới mục tiêu chung của tất cả mọi người trong nhóm. Vậy “ làm việc nhóm” là gì?
"Làm việc nhóm" là cách thức mà 2 hay nhiều người cùng tồn tại để hoàn thành một mục tiêu nhất định nào đó.
Làm việc nhóm giống như ghép từng miếng ghép trong trò chơi xếp hình. Trong đó, mỗi thành viên là một miếng ghép. Nếu các thành viên làm việc có trách nhiệm và hiệu quả thì miếng ghép sẽ vừa khít, tạo thành một bức tranh đẹp. Ngược lại, bức tranh sẽ trở nên “xấu xí” hơn
Làm việc theo nhóm đang ngày càng phổ biến hiện nay bởi nó sẽ phát huy được thế mạnh của từng cá nhân cũng như sức mạnh của một tập thể và dự án có khả năng hoàn thành nhanh hơn nhiều.
Tuy nhiên, làm việc nhóm như thế nào là tốt nhất lại không hề dễ dàng. Những cá nhân trong một nhóm thường đến từ những vùng, miền với nền văn hóa khác nhau mỗi người một tính cách khác nhau. Để có được sự đồng thuận của tất cả mọi người trong một vấn đề chung không phải là việc dễ dàng. Thật không dễ để dung hòa họ trong một nhóm và nhất là để họ có thể hợp tác, phát triển cùng nhau.
Đối với ở Việt Nam, làm việc nhóm càng gặp nhiều khó khăn hơn. Một Doanh nhân người Nhật đã nói: “Người Việt Nam làm việc rất thông minh, cần cù, khi được các chuyên gia hướng dẫn thì họ biết phải làm gì và học hỏi rất nhanh và thực tế là các bạn làm việc tốt hơn 3 lần so với người Nhật của chúng tôi nhưng chỉ là khi các bạn làm một mình. Tuy nhiên, khi các bạn làm việc tập thể thì các bạn làm không tốt bằng người Nhật chúng tôi vì khả năng làm việc nhóm của các bạn không tốt bằng người Nhật và tôi có thể khẳng định rằng khi làm việc tập thể thì 3 người Việt Nam mới bằng 1 người Nhật.”
Vì sao làm việc nhóm của người Việt Nam lại thua người Nhật?
Vì rằng chúng ta chưa có ý thức và tinh thần hợp tác cao trong khi làm việc tập thể, theo nhóm. Trình độ tri thức, tâm lý ỷ lại, hoặc ghanh tị hoặc thiếu trách nhiệm, thiếu tin tưởng... lẫn nhau dẫn đến cảnh "huynh đệ tương tàn". Điều này thể hiện rất rõ trong môi trường làm việc hoặc sản xuất theo lối cũ.
Nhưng ngày nay, chúng ta phải nhìn nhận, phương thức làm việc theo nhóm là rất quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của chúng ta trong công việc. Vậy làm thế nào để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả,?
Để xây dựng một nhóm làm việc dựa trên tinh thần đồng đội, chúng ta phải tạo ra môi trường mà các cá nhân cảm thấy tự tin, thoải mái, tự tin và tin tưởng lẫn nhau để cùng nhau làm việc, hợp tác và hỗ trợ nhau để đạt đến mục tiêu chung đã được đặt ra. Điều cơ bản, những thành viên trong nhóm tin rằng sự cống hiến của mình cho tập thể được cấp trên đánh giá đúng đắn, chính xác và nhận được sự tưởng thưởng xứng đáng, không có sự không rõ ràng ảnh hưởng đến quyền lợi của mỗi người. Những thành viên trong nhóm phải được định hướng rằng thành quả của tập thể có từ sự đóng góp tích cực của mỗi người.
Khi lập nhóm làm việc, chúng ta cần phải thực hiện các yêu cầu sau:
1. Một tập hợp của những người có tâm huyết, kiến thức và kinh nghiệm về lĩnh vực liên quan
Trong sản xuất, chúng ta có rất nhiều thành phần người lao động, có người có kiến thức cao, người thì có sự sáng tạo, người có kinh nghiệm, người nắm rõ công việc, thao tác... Việc lập nhóm tốt hơn hết nên hội đủ những người với nhiều thành phần khác nhau và chúng ta đừng vội cho rằng những ngừơi ít học sẽ không đóng góp được gì cho nhóm. Hãy hiểu rằng, mỗi người đều có những khả năng tiềm ẩn mà không phải ai cũng khai thác được. Và việc lựa chọn ai là thành viên trong nhóm nên căn cứ vào mục tiêu dự án mà nhóm phải thực hiện là gì.
2. Phân công phù hợp với khả năng
Sự phân công công việc phù hợp sẽ giúp mọi người làm việc dễ dàng hơn. Các công việc phải có tính chất liên hệ, gắn kết với nhau chứ không phải độc lập. Chúng ta đừng ngại khi muốn tìm cách phát huy khả năng tiềm ẩn của một thành viên nào đó bằng cách giao cho thành viên đó những công việc mới. Điều đó sẽ giúp bạn nhìn nhận rõ khả năng của họ.
3. Đảm bảo sự công bằng
Ai cũng có quyền phát biểu ý kiến của mình và chúng ta không nên phản bác sự nhiệt tình của họ khi mà chúng ta chưa xác định được rõ ràng bằng thực tế rằng, ý tưởng đó là sai. Dù ý kiến không phù hợp đi chăng nữa, sự chê bai không bao giờ là phương pháp thích hợp để nhận xét một ý kiến.
4. Xây dựng lòng tin giữa các thành viên
Hãy khẳng định rằng các thành viên là như nhau khi tham gia vào nhóm, chỉ trừ người trưởng nhóm. Mọi người đều có trình độ, sự hiểu biết và tay nghề khi tham gia vào nhóm. Mỗi người có thế mạnh riêng, tích cách riêng. Do đó, ý kiến, ý tưởng của mỗi người đều có giá trị trong quá trình làm việc. Tuyệt đối không có sự "vạch lá tìm sâu" hay "con sâu làm rầu nồi canh". Hãy nhớ rằng, thành quả chỉ đến từ sự cống hiến và tin tưởng lẫn nhau của các thành viên trong nhóm.
5. Mục tiêu rõ ràng
Tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu mục tiêu chung mà tập thể của họ phải đạt đến là gì? Thông tin đến với mọi người chính xác như nhau.
6. Trưởng nhóm
Đây là người có nhiệm vụ dẫn dắt tập thể trong quá trình thực hiện dự án. Do đó, người này phải có khả năng kêu gọi và điều khiển mọi người. Những thành viên trong nhóm, dù chức vụ có lớn hơn, cũng phải tuân thủ theo những yêu cầu của người trưởng nhóm. Nếu bạn muốn đào tạo hay tìm kiếm những nhân tài lãnh đạo tương lai cho tổ chức, bạn hãy mạnh dạn trao cho những người trẻ và theo bạn là có khả năng phát triển.
7. Thời hạn dự án phải hoàn thành
Những dự án có thời hạn phải hoàn thành luôn là điều kiện thuận lợi để thực hiện.
8. Động viên để duy trì
Nếu bạn là người lãnh đạo, hãy thường xuyên đến tìm hiểu, hỏi thăm về tiến độ dự án, tình hình của nhóm. Điều này kích thích nhóm cùng nhau làm việc tốt hơn khi họ cảm nhận được sự quan tâm thật sự từ lãnh đạo và cũng như một sự nhắc nhở của bạn đối với công việc của nhóm.
9. Khen thưởng kịp thời và rõ ràng
Hãy xác định rõ những phần thưởng mà tổ chức sẽ dành cho tập thể khi họ đạt được mục tiêu.Đảm bảo rằng sự khen thưởng đó dành cho cả tập thể. Hạn chế tối đa việc khen thưởng một cá nhân khi mà thành quả của công việc đến tự sự cật lực làm việc của cả nhóm, dù rằng, theo bạn, người đó là xuất sắc nhất; bạn hãy nhớ rằng, không có sự cống hiến của những người khác, thành quả sẽ không có.
10. Hành động
Cho cả nhóm biết rằng, họ hãy tự tin thực hiện những ý tưởng mà cả nhóm đã thống nhất thành hành động cụ thể. Sau mỗi lần không thành, cả nhóm sẽ gắn kết và tin tưởng nhau hơn và đương nhiên, mọi người sẽ học hỏi được nhiều điều hơn. Chắc chắn rằng, sự thất bại sẽ không được quy cho riêng cá nhân nào. Đó là tập thể.
11. Trang bị kỹ năng làm việc nhóm
Để việc quản lý nhóm và nhóm hoạt động hiệu quả, bạn phải chắc chắn rằng người trưởng nhóm đã được trang bị những kiến thức, kỹ năng cần thiết để kết hợp mọi người, khai thác, phân tích ý kiến, ý tưởng, công việc của mọi người.
Các nguyên tắc khi làm việc, thảo luận nhóm
1. Sự bình đẳng
Mọi ngừơi trong nhóm đều là thành viên như nhau, không có ai hơn ai, quyền phát biểu thuộc về mọi người, ý kiến của mọi người được tôn trọng như nhau, không có sự chê bai. Khi có sự nể nang xuất hiện, hãy dập tắt nó ngay. Điều này đòi hỏi người trưởng nhóm quyết đoán và mạnh mẽ. Đó cũng là điều kiện để trở thành một người lãnh đạo.
2. Tinh thần tích cực
Mọi thành viên tham gia vào nhóm đều phải tích cực đóng góp ý kiến, kinh nghiệm, kiến thức của mình vào công việc chung của nhóm. Khuyến khích mọi ngừoi đóng góp hơn là ngồi ỳ hoặc không có ý kiến gì. Điều này đòi hỏi kỹ năng của ngừơi trưởng nhóm.
3. Xác định trách nhiệm, công việc rõ ràng
Khi đã thống nhất những điều cần thực hiện, mọi thành viên trong nhóm đều đựơc giao công việc để thực hiện theo kế hoạch đã thống nhất một cách cụ thể, rõ ràng.
4. Không có chủ nghĩa cá nhân
Có nhiều người luôn tự cho những ý kiến của mình là đúng. Người trưởng nhóm hãy cho cả nhóm biết đâu là ý kiến hữu ích thông qua các kỹ năng phân tích tính hiệu quả của từng ý kiến. Tránh những cuộc cải vã không cần thiết.
5. Sự lắng nghe
Đây là một kỹ năng trong giao tiếp, nhất là khi thảo luận nhóm. Sự lắng nghe tiếp thu ý kiến, ý tưởng của mọi thành viên sẽ giúp buổi thảo luận hiệu quả. Ngừơi phát biểu cảm thấy được tôn trọng và mạnh dạn đóng góp ý kiến của mình nhiều hơn.
6. Biến ý tưởng thành hành động
Mọi cuộc thảo luận đều phải dẫn đến hành động cụ thể. Bắt buộc các hành động đó phải được cả tập thể đều hiểu và nhất trí. Ở đây đòi hỏi vai trò chỉ huy và khả năng của người trưởng nhóm rất lớn.
Hy vọng với lý thuyết suông mà có thể các bạn đã đọc ở đâu đó sẽ giúp chúng ta làm việc với đồng nghiệp tốt hơn. Tốt cho chính mỗi chúng ta và tốt cho cả tập thể này.
Làm việc nhóm là kỹ năng không thể thiếu đối với một con người hiện đại. Để là một thành viên nhóm hiệu quả, hãy tuân thủ những nguyên tắc sau:
Hãy đúng giờ, điều đó giúp cho các thành viên khác trong nhóm làm việc không phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã thảo luận cho bạn.
Luôn đặt mục tiêu của cuộc thảo luận lên hàng đầu, tránh nói chuyện về những chủ đề không liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung.
Hãy nghĩ mình là một phần của nhóm chứ không phải một cá nhân riêng lẻ. Thảo luận với cả nhóm chứ không phải chỉ với người ngồi cạnh bạn. Hãy rõ ràng và ngắn gọn. Luôn ý thức rằng bạn đang sử dụng thời gian của tất cả mọi người.
Đừng ngắt lời người khác. Hãy lắng nghe và cố hiểu họ. Cũng đừng nghĩ về ý kiến sắp trình bày của mình, hãy chú ý những gì người khác nói. Nếu có gì chưa rõ, hãy hỏi lại khi họ kết thúc.
Hãy đoàn kết để đạt đến mục tiêu chung. Không ai có đầy đủ kiến thức về bất cứ một vấn đề nào, chỉ có là họ đóng góp được nhiều hay ít mà thôi. Hãy thuyết phục mọi người bằng lý lẽ và dẫn chứng, không phải bằng cảm xúc.
Đừng chỉ trích. Đừng phản đối ngay ý kiến của người khác dù bạn có thấy nó thiếu thực tế đến đâu. Cũng đừng gắn mỗi cá nhân với ý kiến của họ, chỉ thảo luận về ý kiến thôi, đừng chỉ trích riêng ai cả.
Hãy luôn tâm niệm rằng, kết quả cuối cùng thu nhận được phải là sự đồng lòng của cả nhóm, kể cả những cá nhân có ý kiến bị bác bỏ. Việc này không thể nhanh chóng đạt được mà phải cần có thời gian.
Hãy cố gắng tôn trọng những thành viên khác và hướng tới mục tiêu chung.
Tiêu đề: đóng góp ý kiến làm việc nhóm 
Mon Aug 23, 2010 3:20 pm
