Tiêu chuẩn sàng lọc: Các vấn đề về nhóm quản lý

I.Nhóm làm việc
Nhiều công ty, tổ chức vẫn hay sử dụng từ nhóm làm việc một cách khá tùy tiện. Xét về mặt bản chất, nhóm là một sự thống nhất về mục đích, là sự phối hợp và đối với một số người thì nhóm là một biểu hiện của sự bình đẳng. Tuy nhiên, ít có tập thể nhân viên nào lại hội đủ điều kiện của nhóm, mà thông thường đó chỉ là các tổ làm việc.
Tổ làm việc có một số ưu điểm nhất định. Vì nhu cầu phối hợp trong tổ là rất nhỏ nên (1) tổ có tất cả các kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu chung của phòng ban, (2) nhiệm vụ được giao phó hợp lý và (3) nhà quản lý nắm vững mọi yêu cầu cần thiết để đạt được mục tiêu chung. Tuy nhiên, tổ làm việc theo kiểu truyền thống cũng có một số nhược điểm. Đó là nhà quản lý phải mất thời gian tập hợp mọi thông tin và hoạt động từ các thành viên để ra quyết định. Hơn nữa, đôi khi việc tập trung quyền quyết định vào một người duy nhất có thể là điều mạo hiểm.
Trong khi đó, nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình. Họ kết hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để được cung cấp nguồn lực, được huấn luyện khi cần thiết cũng như khi cần sự phối hợp hay liên kết với những phòng ban khác trong tổ chức. Trái với tổ làm việc, nơi nhà quản lý có toàn quyền ra quyết định, quyết định của nhóm phản ánh bí quyết và kinh nghiệm của nhiều người, điều này có thể dẫn đến những quyết định phù hợp, chính xác và khách quan hơn.
II.Tại sao tổ chức lại sử dụng nhóm làm việc?
Những mục tiêu cụ thể để nhóm làm việc khác nhau giữa các nhóm khác nhau, giữa các tổ chức khác nhau. Chúng phụ thuộc phần nào vào nhu cầu của KH liên quan được phục vụ. Trong 1 cuộc nghiên cứu rộng lớn của những công ty Mỹ và Canada, 1 nửa số nhà quản trị tin rằng việc cải tiến thủ tục nhóm để tập trung vào KH là chiến lược đầu tiên để đạt được lợi thế lớn nhất đảm bảo cho sự thành công của tổ chức của họ. Tuy nhiên, những lý do chính mà nhà quản trị sử dụng nhóm làm việc nhìn chung là tương tự giữa các tổ chức khác nhau. Đó là để phục vụ KH tốt hơn thông qua đổi mới, tăng tốc độ, giảm chi phí và cải tiến chất lượng.
III.Phân loại nhóm làm việcMặc dù mục tiêu chiến lược để nhóm làm việc thực hiên – đổi mới, tăng tốc độ, giảm chi phí và chất lượng – có thể như nhau, nhưng những mục tiêu cụ thể của nhóm làm việc lai rất khác nhau. Nhóm làm việc cũng khác nhau từ những yếu tố quan trọng khác bao gồm tuổi thọ và thành viên của nhóm. Do đó, những loại nhóm làm việc khác nhau sẽ phù hợp với những mục đích khac nhau
1.Nhóm làm việc tự quản: Là một tập hợp các nhân viên được trao quyền giải quyết một nhiệm vụ diễn ra liên tục và tự chịu trách nhiệm về thành phần, cơ cấu nội bộ của mình. Hình thức nhóm này nhất thiết phải cùng làm việc trong thời gian tương đối ổn định và có tính chất chuyên biệt hóa về nhiệm vụ. Các thành viên có chung kiến thức hoặc kỹ năng chuyên môn về lĩnh vực sản xuất của nhóm, nhưng mỗi người có sở trưởng và sở đoản khác nhau.
Ví dụ: Một nhóm tự quản trong một xưởng chế tạo được giao nhiệm vụ sản xuất theo mục tiêu. Nhóm có quyền phỏng vấn và tuyển dụng và sa thải thành viên khi cần thiết; tự phân công người nắm giữ các vai trò khác nhau, cải thiện quy trình và phương pháp làm việc, lên kế hoạch thực hiện... Ban giám đốc không can thiệp vào công việc nội bộ của họ.
2.Nhóm dự án: Hình thành khi có vấn đề phát sinh, nhiệm vụ của nhóm thường kéo dài khoảng một tuần, một năm, cũng có thể lâu hơn thế, cho tới khi vấn đề được giải quyết. Do tính chất công việc, các thành viên của nhóm không nhất thiết phải có chung chuyên môn, trái lại, kỹ năng, hiểu biết của họ càng đa dạng, phong phú, có thể bổ sung cho nhau thì càng tốt. Những dự án có quy mô lớn và lâu dài thường cần đến nhiều thành viên. Tiêu chí quan trọng nhất của thành viên nhóm dự án là khả năng giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp và kỹ năng ra quyết định. Công việc hoàn tất, nhóm sẽ giải tán.
Ví dụ: Phó Chủ tịch về nhân sự của Công ty Truyền thông Phipps Corporation, là trưởng nhóm dự án di dời địa điểm mặt bằng của công ty. Cô tuyển vào nhóm mình đại diện từ tất cả mọi phòng ban. Nhiệm vụ của nhóm rất nhiều: triển khai một kế hoạch bố trí từng phòng trong tòa nhà mới; sắp xếp việc lắp đặt hệ thống thông tin; thuê nhà thầu xây dựng thực hiện những thay đổi về kiến trúc; thuê công ty vệ sinh và liên hệ với công ty nội thất văn phòng để bố trí không gian làm việc theo yêu cầu của công ty. Khi công việc chuyển văn phòng hoàn tất, nhóm dự án cũng chấm dứt hoạt động.
3.Nhóm ảo: Là hình thức nhóm mà các thành viên hoạt động không tập trung, ít khi tiếp xúc trực diện với nhau mà sử dụng phương tiện liên kết chính là hệ thống thông tin điện tử, đồng bộ cũng như không đồng bộ, những phương tiện quản lý - chia sẻ dữ liệu và các diễn đàn trao đổi trực tuyến… Những thành viên này có các kỹ năng bổ sung, cùng thực hiện vì một mục tiêu chung hoặc các mục tiêu liên kết với nhau, có chung định hướng tiếp cận công việc và chia sẻ trách nhiệm với nhau.
Khó khăn chủ yếu của nhóm ảo là sự cách biệt về không gian, lệch pha về thời gian và bất đồng về ngôn ngữ, trình độ, văn hóa ngành nghề, phong cách làm việc... giữa các thành viên.
Lợi ích nhóm ảo mang lại cho doanh nghiệp rất đa dạng:
• Tổ chức tập hợp nguồn nhân lực tài năng từ nhiều địa bàn khác nhau, mở rộng nguồn kiến thức và chuyên môn cho từng thành viên cũng như tập thể; gia tăng số lượng nhóm đa chức năng nhưng không phải quản lý trực tiếp một nguồn nhân lực đồ sộ tạo sự hài lòng cho nhân viên do hình thức làm việc linh hoạt và có tính tương tác, phối hợp cao.
• Giảm thiểu công tác phí của nhân viên, các chi phí liên quan đến trang thiết bị công sở, công tác nghiên cứu và thu thập thông tin, công tác đào tạo và tuyển dụng; tăng hiệu quả khai thác và sử dụng thông tin.
• Tăng doanh thu, giảm các hoạt động trung gian và gia tăng chất lượng dịch vụ khách hàng.
Theo mục đích, có thể phân loại nhóm ảo thành ba loại hình chính:
• Nhóm nghiên cứu ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu về kiến thức của các thành viên.
• Nhóm trọng điểm hướng tới một dự án sản phẩm, dịch vụ hay một mục tiêu cụ thể.
• Nhóm hỗn hợp quan tâm tới cả hai mục tiêu trên.
IV.Sự liên kết
Mức độ liên kết của nhóm là 1 khía cạnh quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của nhóm. Sự liên kết có thể ảnh hưởng đến quá trinh giao tiếp và thỏa mãn công việc của các thành viên. Ví dụ, các thành viên của nhóm có tính liên kết thường có khuynh hướng giao tiếp thường xuyên hơn, cảm thấy được thỏa mãn hơn đối với công việc của họ. Sự cam kết chặt chẽ tạo ra suy nghĩ tố trong các thành viên của nhóm và ít mâu thuẫn hơn các nhóm không có tính liên kết.
Những đặc điểm thường thấy ở 1 nhóm làm việc có hiệu quả:
- Các thành viên trung thành với tổ chức và với nhà lãnh đạo
- Các thành viên và người lãnh đạo có niềm tin và sự tin tưởng cao
- Nhóm mong muốn các thành viên phát triển đầy đủ các năng lực của họ
- Các thành viên truyền đạt đầy đủ và thành thật tất cả các thông tin có liên quan đến hoạt động của nhóm
- Các thành viên cảm thấy an toàn mkhi đưa ra những quyết định phù hợp với họ
- Hoạt động của nhóm diễn ra trong 1 môi trường hỗ trợ
- Giá trị và mục tiêu của nhóm thể hiện giá trị và nhu cầu riêng của mỗi cá nhân
V.8 nguyên tắc vàng để làm việc nhóm hiệu quả
Để là một thành viên nhóm hiệu quả, hãy tuân thủ những nguyên tắc sau:

Hãy đúng giờ, điều đó giúp cho các thành viên khác trong nhóm làm việc không phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã thảo luận cho bạn.
Luôn đặt mục tiêu của cuộc thảo luận lên hàng đầu, tránh nói chuyện về những chủ đề không liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung.
Hãy nghĩ mình là một phần của nhóm chứ không phải một cá nhân riêng lẻ. Thảo luận với cả nhóm chứ không phải chỉ với người ngồi cạnh bạn. Hãy rõ ràng và ngắn gọn. Luôn ý thức rằng bạn đang sử dụng thời gian của tất cả mọi người.
Đừng ngắt lời người khác. Hãy lắng nghe và cố hiểu họ. Cũng đừng nghĩ về ý kiến sắp trình bày của mình, hãy chú ý những gì người khác nói. Nếu có gì chưa rõ, hãy hỏi lại khi họ kết thúc.
Hãy đoàn kết để đạt đến mục tiêu chung. Không ai có đầy đủ kiến thức về bất cứ một vấn đề nào, chỉ có là họ đóng góp được nhiều hay ít mà thôi. Hãy thuyết phục mọi người bằng lý lẽ và dẫn chứng, không phải bằng cảm xúc.
Đừng chỉ trích. Đừng phản đối ngay ý kiến của người khác dù bạn có thấy nó thiếu thực tế đến đâu. Cũng đừng gắn mỗi cá nhân với ý kiến của họ, chỉ thảo luận về ý kiến thôi, đừng chỉ trích riêng ai cả.
Hãy luôn tâm niệm rằng, kết quả cuối cùng thu nhận được phải là sự đồng lòng của cả nhóm, kể cả những cá nhân có ý kiến bị bác bỏ. Việc này không thể nhanh chóng đạt được mà phải cần có thời gian.
Hãy cố gắng tôn trọng những thành viên khác và hướng tới mục tiêu chung.
VI.Nhóm trong đặc tính của những công ty có nhiều tiềm năng
* Những nhóm mạnh và có toàn siêu sao trong ngành sẽ tạo nên 1 cơ hội hấp dẫn. Nhóm này có những kinh nghiệm lãi lỗ trong cùng lĩnh vực công nghệ, thị trường và dịch vụ. Các thành viên trong nhóm có những kĩ năng bổ sung cho nhau và tương thích với nhau.
* Kinh nghiệm về ngành và kinh nghiệm chuyên môn có ý nghĩa rất quan trọng, nó có thể trở thành lợi thế cạnh tranh chiến lược quan trong nhất trong 1 ngành.
* Sự tin tưởng và tính chính trực là chất bôi trơn và chất kết dính tạo nên sự phụ thuộc lẫn nhau về mặt kinh tế, là lợi thế lâu dài đối với các doanh nhân và cần phải có trong toàn thể nhân viên của họ.
[b][u]